Kom i gang
Konto
Du opretter din konto med din arbejds-e-mail og en adgangskode på mindst 12 tegn. Adgangskoden tjekkes mod kendte datalæk, så en kode der har været lækket et andet sted bliver afvist. Du får en bekræftelseskode på e-mail, som du skriver ind for at fuldføre oprettelsen.
To-faktor (MFA)
Toothlab håndterer helbredsdata, så alle brugere skal bruge en autentificerings-app — Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password eller en anden TOTP-app.
Første gang du logger ind, vises en QR-kode. Scan den med appen — eller indtast nøglen manuelt — og skriv den 6-cifrede kode. Derefter får du et sæt backup-koder. De vises kun én gang, virker én gang hver og bruges i stedet for koden fra appen, hvis du har mistet telefonen. Gem dem et sikkert sted, ikke i samme telefon som appen. Backup-koder skrives i formen abcd-1234.
Organisation
Ved første login opretter du din organisation og vælger, om den er en klinik eller et laboratorium. Laboratorier vælger også speciale — protetik, ortodonti eller begge — som bestemmer standard-arbejdstyper og produktionstrin (begge kan rettes bagefter under Indstillinger → Produktion). Valget bestemmer, hvad du ser: klinikker får sager, filer, status og beskeder; laboratorier får desuden tavle, plan, kunder, katalog, forsendelse, nøgletal, erklæringer og mobilvisningen. Den der opretter organisationen bliver ejer, og retter navn, CVR, adresse og kontakt-e-mail under Indstillinger → Organisation. Hører du til flere organisationer, skifter du med vælgeren øverst til højre.
Et laboratorium udfylder to felter mere ved oprettelsen: fakturamail — dertil sender vi årsfakturaen, og den er ikke den samme som kontakt-e-mailen, der står på jeres MDR-erklæringer — og et flueben ved pilotvilkår v0, som står i deres helhed på siden. Piloten begynder først den dag, I accepterer databehandleraftalen under Indstillinger → Databehandleraftale, og løber tre måneder derfra. Klinikker udfylder ingen af delene; klinikken er gratis.
Skriver du et CVR-nummer, bliver det kontrolleret med det danske kontrolciffer (modulus 11) — både ved oprettelsen og under Indstillinger → Organisation. Et nummer, hvor cifret ikke passer, bliver afvist med det samme i stedet for at stå og se rigtigt ud, indtil den dag en Bilag XIII-erklæring skal udstedes (der er CVR et hårdt krav).
Én bruger kan oprette én klinik og ét laboratorium. Driver I flere, så skriv til os — så åbner vi for det på jeres konto.
Invitere kolleger
Kolleger får deres eget login. Når klinikken er oprettet, spørger Toothlab "Hvem arbejder her?" på forsiden. Giv hver behandler og assistent deres egen konto — så står deres eget navn i hændelsesloggen og på beskederne, og "Ordinerende tandlæge" bliver en valgliste over klinikkens behandlere i stedet for fritekst. Navnet er det, laboratoriet skriver på MDR-erklæringen (bilag XIII). Har I en vikar eller en kollega uden konto, vælger I "Andet — skriv navn". Prompten forsvinder, så snart I har inviteret en kollega — og en enkeltmandsklinik behøver ikke gøre noget.
Nye brugere kommer kun ind via invitation. Under Indstillinger → Medlemmer skriver du en e-mail, vælger en rolle og sender. Invitationen gælder 7 dage, kan bruges én gang og skal accepteres med præcis den e-mail, den blev sendt til; har modtageren ikke en konto, oprettes den undervejs. Samme side viser rolle, MFA-status og sidste login, og lader dig ændre rolle eller fjerne et medlem — så lukkes deres sessioner straks. Ejeren kan hverken omrolles eller fjernes.
Invitationslink til klinikker
Laboratorier kan invitere klinikker med et delbart link: under Indstillinger → Forbindelser oprettes et link med en label (fx "Mail-signatur" eller "Følgeseddel") og en valgfri velkomsttekst. Linket vises kun én gang — kopiér det med det samme. En klinik, der åbner linket, opretter sig gratis og er forbundet med laboratoriet med det samme (linket er laboratoriets samtykke); laboratoriet får besked pr. mail. Er klinikken allerede på Toothlab, logger den ind og forbinder med ét klik. Hvert link tæller, hvor mange klinikker der kom via det, og kan trækkes tilbage når som helst. Klinikker kan stadig finde laboratoriet via søgningen under Forbindelser — dér skal laboratoriet godkende forespørgslen manuelt.
Roller
Klinikker tildeler Administrator, Behandler, Assistent eller Læser; laboratorier Administrator, Produktionsleder, Tekniker, Kontor eller Læser. Den der oprettede organisationen er Ejer.
| Rolle | Kan |
|---|---|
| Ejer, Administrator | Alt: oprette og flytte sager, filer, beskeder, organisation og medlemmer, eksport og sletning |
| Behandler (klinik) | Oprette, sende og flytte sager, filer, beskeder, eksport — ikke medlemmer eller sletning |
| Tekniker (lab) | Samme som behandler: sager, trin, filer, beskeder, eksport — men ikke erklæringsarkivet; erklæringer udstedes fortsat fra sagen |
| Produktionsleder | Produktion, kunder, katalog, trin, erklæringsarkivet og eksport — ikke medlemmer eller sletning |
| Kontor | Modtage og acceptere sager, oprette sager, filer, beskeder, erklæringsarkivet og eksport — ikke trinskift |
| Assistent (klinik) | Oprette sager, uploade og hente filer, skrive beskeder — ikke sende eller acceptere |
| Læser | Kun hente filer |
Databehandleraftalen
Før der kan oprettes sager, skal en ejer eller administrator acceptere databehandleraftalen under Indstillinger → Databehandleraftale — prøver du at oprette en sag inden, bliver du sendt derhen. Siden viser den gældende version, aftaleteksten og hvem der accepterede hvornår. En ny version kræver ny accept. Underdatabehandlere står nederst og ændres med 30 dages varsel.
Resten af manualen
- SagerEn sag er ét stykke arbejde til én patient: Patient: klinikkens journalnummer (feltet hedder Patient-ID), eventuelt initialer og fødselsår. CPR gemmes ikke: skriver du et CPR-nummer i Patient-ID, afvises sagen med det samme og feltet skal rettes — nummeret er nøglen, sagen slås op på, og det står på arbejdssedlen og på erklæringen. Ti cifre i træk, hvis første seks kan læses som en fødselsdato, tæller som et CPR, uanset hvordan de er skilt ad.
- ProduktionEt nyt laboratorium starter med Modtaget → Model → Design → Fræs/print → Keramik → Kvalitetskontrol → Klar. Under Indstillinger → Produktion skriver du jeres egne, ét pr. linje i rækkefølge, mindst to. Det sidste trin betyder "klar" — det er dét, der får sagen med på forsendelseslisten. Fjerner du et trin, flyttes dets sager til det første. Samme side rummer tjeklister pr. trin (punkter teknikeren krydser af på telefonen) og kapacitet pr. afdeling, som planen bruger.
- BænkBænken ligger på /m, er kun for laboratorier og er lavet til teknikere på telefonen. Teknikere lander der automatisk, når de logger ind (andre lab-brugere på en telefon også — Skift til desktop under Mig husker valget i 30 dage). Fra desktop kommer du dertil via menupunktet Bænk eller ved at scanne QR-koden på arbejdssedlen med telefonen.
- Kunder, katalog og priserKunder er laboratoriets eget kartotek. Der er to slags: På platformen: klinikker med en Toothlab-konto. De oprettes automatisk, første gang de sender jer en sag.
- OrtodontiOrtodontisk apparatur (retainere, ganeekspandere, aktivatorer, skinner) ordineres pr. kæbe: vælg Maksil (OK), Mandibel (UK) eller Begge (OK + UK) i bestillingssedlen i stedet for at markere enkelte tænder. Sagen viser så OK/UK-mærket, hvor tandskemaet ellers ville stå — også på arbejdssedlen og i MDR-erklæringen. Arbejdstyperne følger laboratoriets speciale og kan rettes under Indstillinger → Produktion.
- Afvis det modtagneNår scanningen, aftrykket eller bestillingssedlen ikke kan bruges, skal det registreres frem for at ende i en telefonsamtale ingen kan finde igen.
- MDR og erklæringerTandtekniske arbejder er udstyr efter mål (specialfremstillet udstyr) efter forordning (EU) 2017/745. Fabrikanten — altså laboratoriet — skal udarbejde en erklæring efter forordningens bilag XIII, punkt 1 for hvert stykke udstyr.
- NøgletalNøgletal beregner tallene for de seneste 30, 90 eller 365 dage, ud fra de sager der er oprettet i perioden. Siden kræver en rolle med eksportret.
- Importér 3Shape-ordrerEn ordre fra en 3Shape-scanner (TRIOS) er maskinlæsbar. I stedet for at taste bestillingssedlen af kan I lægge hele ordremappen ind på Sager → Ny sag → Importér den i stedet (/app/import), og så udfylder sagen sig selv.
- Indbakke: mail og APIUnder Indstillinger → Mail vælger laboratoriet sin egen ordre-adresse, fx smilelab@mail.toothlab.io. Giv adressen videre til jeres klinikker — en klinik, der bruger flere laboratorier, styrer med adressen præcis, hvem ordren lander hos. Mailen bliver automatisk til en sag: Afsenderens e-mail skal stå på kunden under Kunder. Kommer mailen fra en ukendt adresse, gemmes den som "Ikke genkendt" og bliver ikke til en sag — listen nederst på Indstillinger → Mail viser de seneste indgående mails, så I kan se den, tilføje adressen på kundekortet og bede om, at mailen sendes igen.
- KlinikportalenKlinikker bruger Toothlab gratis. Portalen er bevidst enkel.
- Sikkerhed og dataMFA er obligatorisk for alle brugere. Ingen kan se en sag uden at have bekræftet med sin autentificerings-app.
- Ofte stillede spørgsmålJeg får ikke min login-kode på mail — hvad gør jeg? Tjek spam-mappen først, og at du bruger præcis den e-mail, kontoen er oprettet med. Brug "Send koden igen" på login-siden. Kommer der stadig ingenting, kan jeres mailserver afvise afsenderen — skriv til hello@mail.toothlab.io med den adresse, du prøver at logge ind med, så tjekker vi leveringen.