Konto

Du opretter din konto med din arbejds-e-mail og en adgangskode på mindst 12 tegn. Adgangskoden tjekkes mod kendte datalæk, så en kode der har været lækket et andet sted bliver afvist. Du får en bekræftelseskode på e-mail, som du skriver ind for at fuldføre oprettelsen.

To-faktor (MFA)

Toothlab håndterer helbredsdata, så alle brugere skal bruge en autentificerings-app — Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password eller en anden TOTP-app.

Første gang du logger ind, vises en QR-kode. Scan den med appen — eller indtast nøglen manuelt — og skriv den 6-cifrede kode. Derefter får du et sæt backup-koder. De vises kun én gang, virker én gang hver og bruges i stedet for koden fra appen, hvis du har mistet telefonen. Gem dem et sikkert sted, ikke i samme telefon som appen. Backup-koder skrives i formen abcd-1234.

Organisation

Ved første login opretter du din organisation og vælger, om den er en klinik eller et laboratorium. Laboratorier vælger også speciale — protetik, ortodonti eller begge — som bestemmer standard-arbejdstyper og produktionstrin (begge kan rettes bagefter under Indstillinger → Produktion). Valget bestemmer, hvad du ser: klinikker får sager, filer, status og beskeder; laboratorier får desuden tavle, plan, kunder, katalog, forsendelse, nøgletal, erklæringer og mobilvisningen. Den der opretter organisationen bliver ejer, og retter navn, CVR, adresse og kontakt-e-mail under Indstillinger → Organisation. Hører du til flere organisationer, skifter du med vælgeren øverst til højre.

Invitere kolleger

Nye brugere kommer kun ind via invitation. Under Indstillinger → Medlemmer skriver du en e-mail, vælger en rolle og sender. Invitationen gælder 7 dage, kan bruges én gang og skal accepteres med præcis den e-mail, den blev sendt til; har modtageren ikke en konto, oprettes den undervejs. Samme side viser rolle, MFA-status og sidste login, og lader dig ændre rolle eller fjerne et medlem — så lukkes deres sessioner straks. Ejeren kan hverken omrolles eller fjernes.

Invitationslink til klinikker

Laboratorier kan invitere klinikker med et delbart link: under Indstillinger → Forbindelser oprettes et link med en label (fx "Mail-signatur" eller "Følgeseddel") og en valgfri velkomsttekst. Linket vises kun én gang — kopiér det med det samme. En klinik, der åbner linket, opretter sig gratis og er forbundet med laboratoriet med det samme (linket er laboratoriets samtykke); laboratoriet får besked pr. mail. Er klinikken allerede på Toothlab, logger den ind og forbinder med ét klik. Hvert link tæller, hvor mange klinikker der kom via det, og kan trækkes tilbage når som helst. Klinikker kan stadig finde laboratoriet via søgningen under Forbindelser — dér skal laboratoriet godkende forespørgslen manuelt.

Roller

Klinikker tildeler Administrator, Behandler, Assistent eller Læser; laboratorier Administrator, Produktionsleder, Tekniker, Kontor eller Læser. Den der oprettede organisationen er Ejer.

Rolle	Kan
Ejer, Administrator	Alt: oprette og flytte sager, filer, beskeder, organisation og medlemmer, eksport og sletning
Behandler (klinik)	Oprette, sende og flytte sager, filer, beskeder, eksport — ikke medlemmer eller sletning
Tekniker (lab)	Samme som behandler: sager, trin, filer, beskeder, eksport
Produktionsleder	Produktion, kunder, katalog, trin og eksport — ikke medlemmer eller sletning
Kontor	Modtage og acceptere sager, oprette sager, filer, beskeder, eksport — ikke trinskift
Assistent (klinik)	Oprette sager, uploade og hente filer, skrive beskeder — ikke sende eller acceptere
Læser	Kun hente filer

Databehandleraftalen

Før der kan oprettes sager, skal en ejer eller administrator acceptere databehandleraftalen under Indstillinger → Databehandleraftale — prøver du at oprette en sag inden, bliver du sendt derhen. Siden viser den gældende version, aftaleteksten og hvem der accepterede hvornår. En ny version kræver ny accept. Underdatabehandlere står nederst og ændres med 30 dages varsel.

Hvad en sag er

En sag er ét stykke arbejde til én patient:

• Patient: klinikkens journalnummer, eventuelt initialer og fødselsår. CPR gemmes ikke.
• Bestillingsseddel: arbejdstype (krone, bro, implantatabutment, skinne, protese, inlay/onlay, facade, andet), materiale, tandfarve, tænder i FDI-skemaet, leveringsdato og bemærkninger.
• Filer i versioner, beskeder, status og hændelseslog.

Hos laboratoriet har sagen desuden trin, tekniker, afdeling, intern frist, intern note, varelinjer, materialer med LOT og forsendelse. Intet af det vises for klinikken.

L-nummer og klinik-nummer

Hver sag har to numre. Laboratoriet ser sit eget løbenummer som L0001, klinikken ser sit eget som 0001. På labbets sagsside står begge (L0042 · klinik 0031), og de står side om side på arbejdssedlen. Er sagen oprettet af labbet uden en klinik på platformen, findes kun L-nummeret. Numrene er løbende pr. organisation, så ingen kan aflæse modpartens volumen.

Status og hvem der flytter hvad

Status	Næste skridt	Hvem
Kladde	Send til laboratoriet · Annuller	Klinik
Sendt	Markér som modtaget	Lab
Sendt	Annuller	Klinik
Modtaget	Accepter sagen · Afvis	Lab
Accepteret	Start produktion · Bed om rettelse	Lab
I produktion	Bed om rettelse	Lab
Rettelse ønsket	Send rettelse · Annuller	Klinik
Afsendt	Bekræft modtagelse	Klinik
Leveret, Afvist, Annulleret	—	—

En sag kan ikke sendes, før den har mindst én fil. Statuslinjen øverst viser, hvor langt den er nået; er sagen sat til Rettelse ønsket, Afvist eller Annulleret, står begrundelsen i beskederne. Laboratoriet afsender ikke fra "Næste skridt" — det sker fra Forsendelse eller Afsend-feltet på sagen, så fragtfører og tracking kommer med.

Sagslisten

Forsiden viser jeres sager, som standard kun dem i arbejde. Du kan:

• Søge på patient-ID, arbejde eller materiale, og filtrere på status — som lab også på trin og kunde.
• Sætte flueben i inkl. afsluttede for at få leverede, afviste og annullerede med.
• Vælge kolonner: materiale, farve, intern frist, oprettet, opdateret.
• Hente CSV med alle sager og alle felter — nummer, kunde, patient, arbejde, status, trin, tekniker og datoer. Eksporten logges.
• Som lab: markere flere sager og flytte dem til samme trin på én gang.

Overskredne leveringsdatoer står med rødt.

Oprette en sag som klinik

Du skal have en aktiv forbindelse til laboratoriet (Indstillinger → Forbindelser) og en accepteret databehandleraftale. Under Ny sag udfylder du patient, laboratorium, arbejdstype, materiale, farve, tænder, leveringsdato og bemærkninger. Sagen oprettes som kladde — læg filerne på, og tryk Send til laboratoriet.

Oprette en sag som lab

Kommer ordren på mail, telefon eller papir, opretter I den selv under Ny sag: vælg kunden, skriv klinikkens patient-ID, udfyld arbejdet og eventuelt afdeling. Sagen oprettes direkte som Modtaget på første produktionstrin, så den er på tavlen fra start. Mangler kunden, opretter du den under Kunder.

Filer

Træk filer ind i uploadfeltet, eller vælg dem. Der er plads til 4 GB pr. fil. STL, PLY, OBJ, 3OXZ, DCM og DICOM-zip genkendes som scanninger og CBCT, JPG/PNG/HEIC som fotos, PDF og dokumenter som dokumenter.

• Versioner: uploader du en fil med samme navn igen, bliver det version 2. Alle versioner bevares; den nyeste står fremhævet.
• Virusscanning: en fil kontrolleres, før den bliver synlig. Under kontrollen står der "kontrolleres for virus — vises om lidt". Findes der noget, afvises filen og navnet vises med rødt.
• Hentning: hver hentning logges — hos jer og hos modparten.

Beskeder

Under sagen ligger én tråd, som begge sider skriver i. Modpartens medlemmer får en e-mail (kan slås fra pr. bruger under Notifikationer). Systemet lægger også automatiske noter her, fx når materiale afvises eller en omgørelse oprettes.

Hændelseslog

Nederst på sagen står de seneste hændelser: sag oprettet, statusskift, filer op og ned, beskeder, eksport, produktion, trinskift, varelinjer, materialer, erklæringer, omgørelser og print. Loggen er delt: det begge parter må se, ser begge, mens lab-interne hændelser kun vises for laboratoriet. Hele organisationens log ligger under Indstillinger → Log med filtre og CSV-eksport.

Eksport

Eksportér sagen (ZIP til journalen) giver sag.json (bestillingsseddel og patientdata), beskeder.txt, log.csv og mappen filer/ med alle filer i deres versioner. Brug den, inden opbevaringsfristen udløber.

Sletning

Slet sagen kræver ejer- eller administratorrollen og en frisk kode fra din autentificerings-app. Sagen forsvinder straks fra listerne, og filerne slettes endeligt efter 7 dage. Klinikker kan slette en patient med alle sager på samme måde. Sletning logges.

Omgørelse

En omgørelse oprettes som en ny sag koblet til originalen, med samme ordination og varelinjer og en struktureret årsag. Se Kunder, katalog og priser for, hvornår den koster noget.

Produktionstrin

Et nyt laboratorium starter med Modtaget → Model → Design → Fræs/print → Keramik → Kvalitetskontrol → Klar. Under Indstillinger → Produktion skriver du jeres egne, ét pr. linje i rækkefølge, mindst to. Det sidste trin betyder "klar" — det er dét, der får sagen med på forsendelseslisten. Fjerner du et trin, flyttes dets sager til det første. Samme side rummer tjeklister pr. trin (punkter teknikeren krydser af på telefonen) og kapacitet pr. afdeling, som planen bruger.

Tavlen

Tavle viser alle sager i arbejde som kort i kolonner — én pr. trin. Træk et kort til en anden kolonne for at flytte sagen; det gemmes med det samme. Kortet viser L-nummer, frist, arbejde, kunde, tandskema og teknikerens initialer, og forsinkede kort har rød kant. Øverst filtrerer du på tekniker og kunde: Mine viser dine egne, og teknikere lander automatisk der og kan vælge "Alle teknikere".

Produktionspanelet på sagen

I højre side af sagen sidder produktionsfelterne:

• Trin — hvor sagen står nu — og tekniker — hvem der har den.
• Afdeling — Keramik, Protetik, Ortodonti, CAD/CAM eller Modelrum.
• Intern frist — jeres egen deadline, som tavle og plan regner på. Klinikkens leveringsdato er noget andet.
• Intern note — ses ikke af klinikken.

Under felterne står eventuel hold-årsag, de seneste trin-hændelser med person og forbrugt tid, og links til print.

Arbejdsseddel og følgeseddel

Begge printes i A4 fra sagen (og følgesedlen også fra forsendelseslisten). Brug browserens print, Ctrl+P eller ⌘P.

Arbejdssedlen har begge sagsnumre, QR-kode der åbner sagen på telefonen, kunde med adresse og kontakt, patient-ID, leveringsdato og intern frist, tekniker og afdeling, arbejde, farve og tandskema med de valgte tænder markeret, bemærkninger og intern note, varelinjer uden priser, en trin-tabel til afkrydsning, tomme rækker til materiale/LOT/leverandør og noten "Specialfremstillet udstyr (MDR 2017/745)".

Følgesedlen er kundens: samme hoved, varelinjer med priser og sum ekskl. moms, og felter til afsendt dato og modtaget af.

Plan

Plan er et ugegitter mandag til fredag. Hver sag placeres på sin interne frist, ellers på leveringsdatoen. Rækkerne er afdelinger — skift til Pr. tekniker med knappen. Har afdelingen kapacitet, står tallet under navnet, og dage med flere sager markeres. Sager med frist før ugen står som advarsel øverst, og nederst tælles dem uden frist i ugen. Åbner du planen i en weekend, vises den kommende uge.

Forsendelse

Forsendelse samler sagerne på det sidste produktionstrin, grupperet pr. kunde med adresse. Alle er markeret på forhånd; fjern flueben ved dem, der ikke skal med. Skriv fragtfører (GLS, PostNord, Bring, eget bud, afhentet) og eventuelt et fælles tracking-nummer, og tryk Afsend markerede.

Sagerne får status Afsendt med dato, fragtfører og tracking. Klinikker på platformen får besked i systemet og på mail, mail- og papirkunder får en mail. En enkelt sag kan også afsendes fra Afsend-feltet på sagen. Nederst står de sager, der forfalder i dag eller er forsinkede, men ikke er klar.

Mobilvisningen ligger på /m, er kun for laboratorier og er lavet til teknikere. Du kommer dertil fra menupunktet Mobil eller ved at scanne QR-koden på arbejdssedlen med telefonen.

• I dag viser Mine sager (dem du er tildelt) og Ledige (dem ingen har taget). Kortene viser L-nummer, frist, arbejde, kunde, tandskema og trin. Rød kant betyder forsinket, gul at sagen er på hold, "● i gang" at du har en åben registrering.
• Scan åbner kameraet og læser QR-koden på kassen. Virker kameraet ikke i din browser, skriver du L-nummeret i feltet nedenunder og trykker Åbn.
• Sagen viser nummer, frist, arbejde, farve, kunde, patient-ID, tandskema, bemærkninger, intern note, hold-årsag og de fire seneste fotos.
• Start → Færdig: tryk Start <trin>, når du går i gang. Sagen tildeles dig, sættes i produktion, og tiden begynder at løbe. Færdig → <næste trin> lukker registreringen med den målte tid, rykker sagen et trin frem og gør den ledig igen. Arbejder en anden på sagen, står det med rødt.
• Tjekliste: har trinnet punkter, skal alle krydses af, før du kan afslutte. Du kan skrive en note.
• Sæt på hold: vælg eller skriv en årsag — mangler materiale, venter på svar fra klinik, venter på ovn, afventer produktionsleder. Sagen bliver stående på trinnet med årsagen synlig for alle.
• Der er et problem: vælg spørgsmål til klinikken (bliver til en besked i sagen, og klinikken får besked) eller note til produktionslederen (skrives i den interne note med dato og dit navn). Skal materialet afvises helt, gøres det på sagen på desktop.
• Materialer og LOT: skriv materialets navn, og tast LOT-nummeret eller tryk Scan stregkode og hold kameraet på pakken. Både stregkoder og QR/DataMatrix læses, og GS1-koder med (10) pakkes automatisk ud til LOT-nummeret.
• Foto: Tag foto åbner kameraet og lægger billedet direkte på sagen.
• Hvem gjorde hvad står nederst: hvert trin med person, dato og forbrugt tid, hold med årsag inklusive.
• Mig viser dagens tal — trin færdige, minutter, igangværende — og genveje til desktop og log ud.

Kunder

Kunder er laboratoriets eget kartotek. Der er to slags:

• På platformen: klinikker med en Toothlab-konto. De oprettes automatisk, første gang de sender jer en sag.
• Mail/papir: alle andre. Dem opretter I selv med navn, kontaktperson, e-mail, telefon, adresse, CVR og interne noter.

Listen viser antal sager og type pr. kunde; inaktive kunder står grå og kan ikke vælges på nye sager. Har I kunderne i et regneark, importér CSV med kolonnerne navn, kontakt, e-mail, telefon, adresse, cvr, noter — overskrifter i første linje, komma eller semikolon som skilletegn. Kundens e-mail er vigtig: den bruges til at matche ordre-mails og til afsendelsesbeskeder.

Katalog

Katalog er jeres varer: varenr., navn, kategori, enhed og standardpris. Importér prislisten som CSV med kolonnerne varenr, navn, kategori, enhed, pris — kendte varenumre opdateres. "Fjern" gør varen inaktiv: den forsvinder fra nye sager, men gamle varelinjer står stadig.

Prisliste pr. kunde

På kundens side står hele kataloget med katalogprisen og et felt til kundens pris. Er feltet tomt, gælder katalogprisen. Kundepriser slår igennem på nye sager.

Varelinjer på sagen

Under bestillingssedlen tilføjer I varelinjer: vælg en vare fra kataloget eller skriv en fri linje, sæt antal og eventuelt pris. Står prisfeltet tomt, hentes kundens pris — ellers katalogprisen.

Prisen fryses, når linjen tilføjes. Ændrer I prislisten senere, ændrer gamle sager sig ikke. Summen vises ekskl. moms og går med på følgesedlen og ind i omsætningstallet under Nøgletal. Toothlab fakturerer ikke — prissætningen er grundlaget, I fakturerer på i jeres økonomisystem.

Omgørelser og pris

Opret omgørelse laver en ny sag med samme ordination, tænder og varelinjer, koblet til originalen. Du vælger en årsag: labfejl, klinikfejl, patient eller andet, og kan skrive hvad der gik galt. Begge sager viser henvisningen til hinanden.

Prisen sættes automatisk:

• Labfejl → 0 kr. Varelinjerne kopieres med prisen nulstillet.
• Klinikfejl, patient, andet → fuld pris.
• Labfejl, men klinikken havde valgt "fortsat på klinikkens ønske" efter en afvisning → fuld pris. Det er hele pointen med afvisningsloopet: når I har sagt fra på materialet og klinikken bad jer fortsætte alligevel, er omgørelsen ikke jeres regning.

Kæbe i stedet for tænder

Ortodontisk apparatur (retainere, ganeekspandere, aktivatorer, skinner) ordineres pr. kæbe: vælg Maksil (OK), Mandibel (UK) eller Begge (OK + UK) i bestillingssedlen i stedet for at markere enkelte tænder. Sagen viser så OK/UK-mærket, hvor tandskemaet ellers ville stå — også på arbejdssedlen og i MDR-erklæringen. Arbejdstyperne følger laboratoriets speciale og kan rettes under Indstillinger → Produktion.

Alignerserier: behandlinger og batches

En alignerserie er én behandling med et samlet antal trin, produceret som batches: åbn "Alignerserie (valgfrit)" i den nye sag, angiv trin i alt og første batch (fx 1–6). Hver batch er en almindelig sag med eget L-nummer, egen leveringsdato og egen erklæring — den kører over tavlen, bænken og forsendelsen som alt andet. På sagssiden viser behandlingspanelet fremdriften (fx "12/24 trin leveret") og alle batches; Næste batch kopierer ordinationen og fortsætter, hvor sidste batch slap.

Refinement (ny scanning midt i behandlingen) oprettes fra samme panel og hører til samme behandling — det er ikke en omgørelse og tæller aldrig i omgørelsesprocenten. Afslut behandlingen, når patienten er færdig; først da begynder opbevaringsfristen at løbe for behandlingens sager.

Patientoverblik

Klik på patient-ID'et på en sag (laboratorie-siden) for at se patientens tidslinje: alle behandlinger med fremdrift og alle sager, nyeste først.

Kontraktkunder

Kunder, der afregnes ved kontrakt i stedet for pr. sag — typisk kommunal tandpleje — markeres under Kunder → Afregning. De vises med "Kontrakt" i nøgletallene, hvor volumen er det interessante tal, ikke omsætningen.

Når scanningen, aftrykket eller bestillingssedlen ikke kan bruges, skal det registreres frem for at ende i en telefonsamtale ingen kan finde igen.

Afvis input

På sagen åbner du Afvis det modtagne materiale og udfylder:

• Kategori: scanning, aftryk, bestillingsseddel eller andet.
• Foto: vælg et af sagens fotos — fx et nærbillede af den utydelige præparationsgrænse. Upload det først, hvis det mangler.
• Årsag: konkret tekst, fx "utydelig præparationsgrænse distalt på 14".

Hvad klinikken ser

Sagen sættes til Rettelse ønsket, og der lægges en besked i tråden med kategori og årsag og en opfordring til at sende nyt materiale eller give besked, hvis I skal fortsætte som det er. Klinikker på platformen får besked i systemet og på mail; mail- og papirkunder får en mail. I beskeden står, at en eventuel omgørelse faktureres fuldt, hvis I fortsætter på deres ønske.

Afgørelse

Når svaret kommer, afgør du afvisningen:

• Nyt materiale modtaget → sagen går tilbage til Modtaget, og I fortsætter.
• Fortsæt på klinikkens ønske (faktureres fuldt) → sagen sættes til Accepteret, og en senere omgørelse koster fuld pris, også hvis I registrerer den som labfejl.
• Annuller sagen → sagen lukkes.

Afgørelsen står på afvisningen med dato og en valgfri note, og der lægges en besked i tråden.

I nøgletal

Uafklarede afvisninger tælles som åbne afvisninger på nøgletalssiden — en arbejdsliste, ikke en score. Sager hvor klinikken valgte "fortsat på klinikkens ønske", tæller ikke som labfejl, når de senere bliver til omgørelser.

Hvad erklæringen er

Tandtekniske arbejder er udstyr efter mål (specialfremstillet udstyr) efter forordning (EU) 2017/745. Fabrikanten — altså laboratoriet — skal udarbejde en erklæring efter forordningens bilag XIII, punkt 1 for hvert stykke udstyr.

Hvad den indeholder

Toothlab danner erklæringen som PDF ud fra sagen:

• Sagsnummer, version og udstedelsestidspunkt.
• Fabrikant: laboratoriets navn, CVR og adresse (fra Indstillinger → Organisation).
• Ordinerende: kundens navn og adresse (fra kundekortet).
• Patient: journalreference og eventuelle initialer, anført som pseudonym — identiteten kendes af den ordinerende.
• Udstyret: arbejdstype, materiale, farve, tænder i FDI, og ordinationens designangivelser fra bemærkningsfeltet.
• Materialer med LOT-numre og leverandør.
• Erklæringsteksten om, at udstyret er fremstillet efter den skriftlige ordination, kun er beregnet til den angivne patient, opfylder de relevante krav i bilag I, og er mærket "specialfremstillet udstyr".
• Hvem der udstedte den.

Hvornår og hvordan

Erklæringen udstedes fra panelet MDR-erklæring (bilag XIII) på sagen, typisk når arbejdet er færdigt. Registrér materialer med LOT først — ellers udstedes den uden materialeliste, og systemet advarer om det. Ændrer sagen sig, udsteder du en ny version; alle versioner bevares.

Arkiv

Alle erklæringer ligger under Erklæringer og søges frem på L-nummer, patient-ID eller klinik, med udstedelsesdato og opbevaringsfrist. Erklæringen gemmes i 10 år og bevares, også efter at sagen selv er slettet — så er sagshenvisningen tom, men indholdet står stadig.

Udlevering

Erklæringen skal kunne udleveres til patienten på forlangende: hent PDF'en fra arkivet og send den til klinikken, som giver den videre.

Toothlab samler oplysningerne og laver dokumentet. Ansvaret for indholdet — at ordinationen er fyldestgørende, at materialerne er de rigtige, og at jeres kvalitetssystem i øvrigt lever op til MDR — ligger hos laboratoriet. Spørg jeres rådgiver, hvis I er i tvivl om, hvad der kræves i jeres tilfælde.

Nøgletal beregner tallene for de seneste 30, 90 eller 365 dage, ud fra de sager der er oprettet i perioden. Siden kræver en rolle med eksportret.

Nøgletal	Sådan regnes det
Sager	Antal ikke-slettede sager oprettet i perioden
Leveret	Heraf dem med status Leveret
Til tiden	Andel af de leverede, der blev afsendt senest dagen efter leveringsdatoen. Sager uden leveringsdato tæller som til tiden. Mål: ≥ 95 %
Omgørelser	Andel af sagerne, der er oprettet som omgørelse af en anden sag. Mål: ≤ 3 %
heraf labfejl	Andel af sagerne, der er omgørelser med årsagen labfejl
Gennemløb	Gennemsnitligt antal dage fra sagen blev oprettet til den blev afsendt (eller lukket), for afsendte og leverede sager
Omsætning (varelinjer)	Sum af antal × pris på alle varelinjer i periodens sager, ekskl. moms
Åbne afvisninger	Afvisninger af modtaget materiale, der endnu ikke er afgjort

Til tiden og omgørelser farves rødt, når de ligger på den forkerte side af målet.

Nedenunder står tabellen pr. kunde med de samme tal. Det er den, der viser, om en bestemt klinik koster jer penge — og den I kan tage med til et kundemøde. Husk fortolkningen: en omgørelse tæller på den periode, den blev oprettet i, ikke på originalsagens dato, og "fortsat på klinikkens ønske" registreres som klinikkens forhold, ikke som labfejl.

Ordre-mail

Under Indstillinger → Mail vælger laboratoriet sin egen ordre-adresse, fx smilelab@mail.toothlab.io. Giv adressen videre til jeres klinikker — en klinik, der bruger flere laboratorier, styrer med adressen præcis, hvem ordren lander hos. Mailen bliver automatisk til en sag:

• Afsenderens e-mail skal stå på kunden under Kunder. Kommer mailen fra en ukendt adresse, gemmes den som "Ikke genkendt" og bliver ikke til en sag — listen nederst på Indstillinger → Mail viser de seneste indgående mails, så I kan se den, tilføje adressen på kundekortet og bede om, at mailen sendes igen.
• Emnet kan indeholde patient: X (også pt:, journal: eller id:). Så bliver X patientens journalreference. Ellers får sagen et midlertidigt MAIL-nummer, som I retter bagefter.
• Vedhæftninger lægges på sagen og virusscannes, før de bliver synlige.
• Sagen oprettes som Modtaget på første trin med arbejdstypen "Andet" og mailens tekst i bemærkningerne. Ret arbejdstype, tænder og frist bagefter.

Den fælles adresse ordre@mail.toothlab.io virker stadig, men kun når afsenderen entydigt hører til ét laboratorium — er afsenderen kunde hos flere, skal jeres egen adresse bruges (eller ordre+<de 8 første tegn af lab-id>@…).

API-nøgler

Under Indstillinger → API opretter I nøgler til mappe-vagt på scanner-pc'en, scanner-software eller økonomisystem. Giv nøglen et navn, tryk Opret nøgle, og kopiér den straks — den vises kun én gang. Listen viser navn, nøglens første tegn og hvornår den sidst blev brugt. Tilbagekald slår nøglen fra permanent. Nøglen sendes som Authorization: Bearer tf_… og giver kun adgang til jeres egen organisations data.

De tre kald

Liste over sager (valgfrit status og limit, højst 500):

curl -H "Authorization: Bearer tf_…" \
  "https://toothlab.io/api/v1/cases?status=received"

Opret en sag på en kunde (clientEmail skal være den e-mail, der står på kundekortet — alternativt labClientId; journalRef er påkrævet):

curl -H "Authorization: Bearer tf_…" -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"clientEmail":"bo@klinik.dk","journalRef":"P-12","workType":"Krone","teeth":[16],"material":"Zirkonia","dueDate":"2026-09-10"}' \
  https://toothlab.io/api/v1/cases

Læg en fil på sagen (multipart, feltet hedder file; GET på samme adresse lister filerne med status og sha256):

curl -H "Authorization: Bearer tf_…" \
  -F file=@scan.stl \
  https://toothlab.io/api/v1/cases/<id>/files

Filer uploadet via API'et virusscannes som alle andre og bliver først synlige, når de er kontrolleret.

Klinikker bruger Toothlab gratis. Portalen er bevidst enkel.

Det tandlægen kan

• Se sine sager med eget løbenummer, patient-ID, arbejde, leveringsdato og status — søge, filtrere og hente listen som CSV.
• Oprette en sag: patient, arbejdstype, materiale, farve, tænder i FDI-skemaet, leveringsdato og bemærkninger.
• Uploade filer — scanninger, CBCT, fotos og dokumenter, op til 4 GB pr. fil — og sende sagen, når mindst én fil er på.
• Følge status i statuslinjen: Sendt, Modtaget, Accepteret, I produktion, Afsendt.
• Skrive beskeder til laboratoriet i sagens tråd og få svar samme sted.
• Bekræfte modtagelse, når arbejdet er kommet — det er dét, der sætter sagen til Leveret.
• Sende rettelse, når laboratoriet har bedt om det, eller annullere sagen.
• Eksportere sagen som ZIP til journalen, og se organisationens egen hændelseslog med CSV-eksport.
• Vælge, hvilke e-mails I vil have, og hvor længe afsluttede sager gemmes.

Det tandlægen ikke ser

Laboratoriets interne felter findes ikke i klinikportalen: trin, tekniker, afdeling, intern frist, intern note, varelinjer og priser, materialer og LOT, MDR-erklæringer, forsendelseslister, nøgletal og kundekartotek. Sagens hændelseslog er også delt: klinikken ser statusskift, filer, beskeder og eksport — ikke de lab-interne hændelser.

Klinikken behøver ikke være på platformen: sender I ordrer på mail, telefon eller papir, opretter laboratoriet sagen og sender jer en mail, når arbejdet er afsendt.

• MFA er obligatorisk for alle brugere. Ingen kan se en sag uden at have bekræftet med sin autentificerings-app.
• Sessioner er korte: adgang i én time ad gangen, højst 12 timer før nyt login. Fjernes du fra en organisation, lukkes dine sessioner straks. Login er hastighedsbegrænset mod gætteri, og adgangskoder skal være mindst 12 tegn og ikke kendt fra datalæk.
• Hændelseslog med IP: hvem gjorde hvad hvornår, med IP-adresse. Loggen kan ikke rettes eller slettes af applikationen. Den ligger under Indstillinger → Log med filtre og CSV.
• Virusscanning: alle filer scannes, før de bliver synlige — også dem der kommer fra ordre-mail eller API. Uploads verificeres desuden mod den forventede størrelse og får beregnet et sha256-tjeksum.
• Kryptering og placering: forbindelser er TLS-krypterede, filer ligger krypteret i objektlageret med versionering, og data hostes i EU.
• Opbevaringsfrist: under Indstillinger → Opbevaring vælger I 90, 180 eller 365 dage, regnet fra sagen blev afsluttet. Siden viser, hvad der slettes inden for 30 dage, så I kan nå at eksportere. Toothlab er et transportlag, ikke en journal — journalpligten ligger hos klinikken.
• Automatisk sletning: når fristen er nået, markeres sagen som slettet (soft delete) og forsvinder fra listerne. 7 dage senere slettes den endeligt sammen med filerne. Manuel sletning følger samme forløb og kræver en kode fra din app. MDR-erklæringer bevares uafhængigt i 10 år.
• Databehandleraftale pr. organisation, accepteret digitalt og versioneret. Underdatabehandlere står på aftalesiden og ændres med varsel.
• Admin break-glass: Toothlabs platform-administratorer ser normalt kun metadata — aldrig patientfiler. Kræver en supportsag indblik, koster det en skriftlig begrundelse, godkendelse fra en anden administrator og en adgang, der udløber efter en time. Organisationens ejere får en e-mail om det, adgangen er skrivebeskyttet, og både den og hver filhentning står i loggen. En rød bjælke øverst på en sag betyder netop dét.

Jeg får ikke min login-kode på mail — hvad gør jeg? Tjek spam-mappen først, og at du bruger præcis den e-mail, kontoen er oprettet med. Brug "Send koden igen" på login-siden. Kommer der stadig ingenting, kan jeres mailserver afvise afsenderen — skriv til hello@mail.toothlab.io med den adresse, du prøver at logge ind med, så tjekker vi leveringen.

Jeg har mistet min telefon og kan ikke komme ind. Brug en af de backup-koder, du fik, da du satte to-faktor op. De skrives i kodefeltet i formen abcd-1234 og virker én gang hver. Har du hverken telefon eller backup-koder, kan MFA kun nulstilles af Toothlab efter identitetskontrol — skriv til hello@mail.toothlab.io fra din arbejdsmail. Nulstillingen logges.

Jeg har fået ny telefon. Skal jeg gøre noget? Ja. Flytter du ikke selv kontoen med i din authenticator-app, skal to-faktor sættes op igen. Log ind med en backup-kode, mens du stadig har den gamle telefon, hvis du kan — det er nemmest at ordne før skiftet.

Hvor er min sag? Som tandlæge: sagens statuslinje viser, hvor langt laboratoriet er nået, og hvornår den blev afsendt. Som lab: brug tavlen — kortet står i den kolonne, sagen er nået til, og "Hvem gjorde hvad" på sagen viser hvem der sidst rørte den. Står sagen på hold, står årsagen på kortet.

Kan klinikkerne se vores priser? Nej. Varelinjer, priser, prislister, katalog, nøgletal og omsætning er lab-interne og vises aldrig i klinikportalen. Priser står kun på følgesedlen, som I selv vælger at printe og lægge i kassen.

Kan vi bruge Toothlab, selvom vores klinikker ikke er på platformen? Ja. Opret dem som mail- eller papirkunder under Kunder, og opret sagerne selv fra telefon-, mail- eller papirordrer. Så får I tavle, plan, arbejdssedler, priser, erklæringer og nøgletal — klinikken mærker kun, at den får en mail, når arbejdet er afsendt.

Hvilke scannere virker med Toothlab? Alle. Toothlab er scanner-neutralt: I uploader de filer, scanneren eksporterer, uanset mærke. Der er ikke bygget direkte integration til 3Shape Communicate eller Medit Link.

Hvilke filformater kan uploades, og hvor store må de være? Op til 4 GB pr. fil. STL, PLY, OBJ, 3OXZ, DCM og DICOM-zip genkendes som scanninger og CBCT, JPG, PNG og HEIC som fotos, PDF og dokumenter som dokumenter. Andre filtyper kan uploades og gemmes som dokument.

Hvorfor kan jeg ikke se den fil, jeg lige har uploadet? Den er ved at blive virusscannet. Der står, hvor mange filer der kontrolleres — genindlæs siden om lidt. Bliver filen afvist, står navnet med rødt, og så skal den sendes igen fra en ren maskine.

Jeg uploadede en ny version med samme navn — er den gamle væk? Nej. Filen får version 2, og begge ligger der. Den nyeste står fremhævet, de ældre står nedtonet og kan stadig hentes.

Hvordan retter jeg en sag, jeg allerede har sendt? Skriv til modparten i beskedtråden, og læg de rettede filer på som ny version. Har laboratoriet brug for helt nyt materiale, sætter de sagen til Rettelse ønsket, og så sender klinikken rettelsen.

Hvem betaler for en omgørelse? Er årsagen labfejl, oprettes omgørelsen med 0 kr. Er årsagen klinikfejl, patient eller andet, kopieres priserne fuldt. Havde I afvist materialet, og klinikken bad jer fortsætte alligevel, faktureres omgørelsen fuldt — også hvis I registrerer årsagen som labfejl.

Tæller alle omgørelser imod os i nøgletallene? Alle omgørelser tæller i omgørelsesprocenten, men de opdeles: "heraf labfejl" er den andel, der skyldes jer. Det er den, der er interessant, når I taler med en kunde om, hvorfor deres sager går om.

Kan jeg slette en patient? Ja, fra klinikkens side, hvis du er ejer eller administrator. Patienten og alle vedkommendes sager markeres som slettet med det samme og slettes endeligt efter 7 dage. Det kræver en kode fra din authenticator-app og bliver logget.

Hvad sker der, når opbevaringsfristen udløber? Sagen forsvinder fra listerne, og filerne slettes endeligt 7 dage senere. Det kan ikke fortrydes bagefter. Brug listen "Slettes inden 30 dage" under Opbevaring og eksportér sagerne som ZIP til jeres journalsystem, inden det sker. MDR-erklæringer bevares i 10 år uanset sagens sletning.

Vi vil beholde sagerne længere end et år. Fristen kan sættes til 90, 180 eller 365 dage. Længere opbevaring hører hjemme i jeres eget journal- eller arkivsystem — Toothlab er et transportlag, ikke en journal. Er I i tvivl om, hvad I skal gemme og hvor længe, så spørg jeres rådgiver.

Kan jeg printe arbejdssedlen, uden at bruge browserens printdialog? Nej. Arbejdsseddel og følgeseddel åbner som en A4-side i en ny fane; print den med Ctrl+P eller ⌘P. Vælg "Tilpas til side" og slå sidehoveder fra, hvis printeren tilføjer dem.

QR-koden på arbejdssedlen — hvad gør den? Den åbner sagen i mobilvisningen på den telefon, der scanner den. Enhver kamera-app kan læse den; du skal blot være logget ind i Toothlab på telefonen.

Kameraet vil ikke læse koder på min telefon. Kodelæsning bruger browserens indbyggede stregkodefunktion, som i dag findes i Chrome på Android. På iPhone og i Safari står der "Kameraet kan ikke læse koder i denne browser — skriv i stedet". Brug telefonens almindelige kamera-app til QR-koden, eller tast L-nummeret i feltet på scannesiden. LOT-numre kan altid tastes.

Virker Toothlab offline? Nej. Både desktop og mobilvisningen kræver netværk. Derfor er den printede arbejdsseddel med trin-, LOT- og QC-felter stadig med: falder nettet ud, kan bænken arbejde videre på papir og registrere bagefter.

Hvilke browsere understøttes? Alle nyere browsere: Chrome, Edge, Safari og Firefox, på computer, tablet og telefon. Kun kamerabaseret kodelæsning kræver Chrome eller Android.

Hvad koster det? Klinikker bruger Toothlab gratis. Laboratoriet betaler efter sagsvolumen, med introduktionspris fra 995 kr. pr. måned ekskl. moms. Skriv til hello@mail.toothlab.io for det aktuelle prisblad og en aftale.

Hvor ligger vores data? I EU. Filer ligger krypteret i objektlager med versionering, databasen kører på samme sted, og der tages backup til et andet EU-sted. Listen over underdatabehandlere står på databehandleraftalens side og opdateres med 30 dages varsel.

Kan Toothlabs support se vores patientfiler? Ikke som standard — administratorer ser kun metadata som sagsnummer, status og datoer. Skal en supportsag kræve indblik, kræver det begrundelse, godkendelse fra en anden administrator og en adgang der udløber efter en time, og jeres ejere får en e-mail om det. Adgangen er skrivebeskyttet og står i loggen.

Hvordan får vi hjælp? Skriv til hello@mail.toothlab.io. Tag gerne L-nummer eller sagsnummer med — så kan vi se hændelsesloggen for sagen uden at åbne indholdet.